اصلاح حساب ها

حسابداران خلاصه رویدادهای مالی را به شکل گزارش های مالی در اختیار کسانی قرار می دهند که مایلند در قضاوت ها و تصمیم گیری های خود از این اطلاعات استفاده نمایند. در حسابداری مالی به تهیه گزارشهای مالی مفیدی پرداخته می شود که نتایج عملیات یک واحد اقتصادی را در طول یک دوره معین نشان دهد یا نشانگر وضعیت مالی یک واحد اقتصادی در یک زمان معین باشد . به این گزارش ها صورت های مالی گفته می شود . تراز نامه صورت سود و زیان و صورت سرمایه سه نمونه از صورت های مالی هستند که تا کنون با چگونگی تهیه هر یک اشنا شده اید .

در مقالات گذشته ضمن اشنایی با معادله حسابداری نحوه ثبت رویدادهای مالی و تهیه صورت های مالی به تفصیل بیان گردید. در این مقاله نکات بیشتری در مورد ثبت رویدادهای مالی ذکر خواهد شد .

به منظور تهیه و ارائه اطلاعات مفید و بهنگام به تصمیم گیران و به طور کلی به کسانی که می خواهند از اور یک واحد اقتصادی اگاه شوند حسابداران عمر یک واحد اقتصادی را به دوره های زمانی مساوی تقسیم می کنند که به انها دوره مالی یا دوره حسابداری گفته می شود. چنانچه دوره مالی دوازده ماه یا یکسال شمسی به طول انجامد به ان سال مالی اطلاق می شود .

معمولا حسابداران در اخر دوره یا سال مالی اقدام به تنظیم صورت های مالی می نمایند که به انها صورت های مالی سالانه می گویند .

چرخه حسابداری

عملیات حسابداری شامل یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شوند و به مجموعه انها ” چرخه حسابداری” گفته می شود چرخه حسابداری شامل مراحل زیر است :

1- جمع اوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی (گرداوری اسناد و مدارک مثبته )

2- تجزیه و تحلیل معاملات و رویدادهای مالی و تنطیم سند حسابداری

3- ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه

4- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

5- تهیه تراز ازمایشی

6- اصلاح حساب های دفتر کل (از طریق صدور سندحسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل )

7- تهیه تراز ازمایشی اصلاح شده

8-  تهیه صورتهای مالی

9- بستن حسابهای موقت ( از طریق صدر سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل )

10- تهیه تراز ازمایشی اختتامی

پنج مرحله اول در طول دوره مالی و پنج مرحله دیگر معمولا در پایان دوره مالی و به هنگام تهیه صورتهای مالی انجام می شوند . پنج مرحله اول و نحوه تهیه صورتهای مالی در مقالات گذشته بیان گردید .

ضرورت اصلاح حساب ها

همانطور که می دانید هدف از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان مختلف برای قضاوت و تصمیم گیری اقتصادی است . این هدف زمانی به دست می اید که اطلاعات مالی تهیه شده بهنگام واقعی و درست باشد.

مثلا مالکین یک واحد اقتصادی مایلند از نتیجه فعالیتهای اقتصادی موسسه خود در یک دوره مالی باخبر شوند. به این منظور باید در صورت سود و زیان تمامی درامدها و هزینه های دوره مالی نشان داده شود.

به طور کلی برای انکه صورتهای مالی یک واحد اقتصادی وضعیت مالی و نتایج عملیات را به درستی نشان دهد. باید حاوی کلیه دارایی ها بدهی ها  در امدها و هزینه ها باشد. اما مسئله ای که حسابداران غالبا در عمل با ان روبرو می شوند این است که برخی از رویدادهای مالی بر نتایج عملیات بیش از یک دوره مالی اثر می گذارند. اثر این نوع رویدادهای مالی بر دوره های مالی مختلف باید به دقت شناسایی و اندازه گیری شود.

مثال – موسسه خدماتی دی در اول ابان ماه سال جاری بابت حق بیمه سالانه ساختمان 960.00ریال پرداخت کرد.اگر شما حسابدار این موسسه باشید و بخواهید در پایان سال مالی (مثلا 29 اسفند ماه سال جاری ) برای این موسسه صورت سود و زیان تنظیم کنید ایا در صورت سود و زیان مبلغی به عنوان هزینه بیمه ساختمان درج خواهید نمود؟

اگر چنین است این مبلغ چقدر خواهد بود؟ در مرحله اصلاح حساب ها حسابداران با وضعیتهای مشابه مثال فوق روبرو هستند.

برای شناخت هرچه چگونگی اصلاح حساب ها لازم است با چند مفهوم اساسی در حسابداری اشنا شویم این مفاهیم زیر بنای بیشتر اصلاحاتی است که معمولا در پایان دوره مالی انجام می شود .

مبنای نقدی و مبنای تعهدی

درحسابداری برای ثبت رویدادهای مالی مرتبط  با درامدها و هزینه ها دو روش وجود دارد :

مبنای نقدی

در این روش درامدها و هزینه ها در زمان دریافت و پرداخت وجه شناسایی و ثبت می شوند. به عبارت دیگر قبل از دریافت و پرداخت وجه نقد بابت درامدها و هزینه ها هیچ ثبتی در حسابها به عم نمی اید. ار مبنای نقدی مورد استفاده قرار گیرد سود خالص یک دوره مالی برابر است با وجوه نقد دریافتی بابت درامدها منهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها.

مبنای تعهدی

در این روش درامدها بهنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و در دفاتر ثبت می شوند. هرچند وجه نقدی بابت درامدها دریافت نشده باشد و یا برای هزینه ها وجه نقدی پرداخت نشده باشد.  بدین ترتیب این روش بر اساس دو اصل حسابداری تحت عنوان “تحقق درامد” و “تطابق ” مبتنی است که در زیر به این دو اصل اشاره می شود .

اصل تحقق درامد

درامد باید به محض ارائه خدمت به مشتری شناسایی و ثبت شود. اعم از اینکه بهای ان نقدا دریافت شده یا نشده باشد.

طبق اصل تحقق درامد ملاک شناسایی و ثبت درامد دریافت وجه نقد نیست بلکه ملاک ارائه خدمت به مشتری می باشد هرچند به صورت نسیه انجام شده باشد.

اصل تطابق

هزینه های هر دوره مالی باید از درامدهای همان دوره مالی که در ایجاد انها موثر بوده کسر گردد.

بر پایه این دو اصل در مبنای تعهدی در امدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع شناسایی و ثبت می گردند. لازم به توضیح است برای ثبت فعالیت های مالی موسسات انتفاعی باید از مبنای تعهدی استفاده کرد.

چنانچه  ملاحظه می کنید در مبنای نقدی وجوه دریافت شده از مشتریان به عنوان درامد حق مشاوره تلقی می گردد و فقط هزینه هایی که نقدا پرداخت منظور شده است.

در مبنای تعهدی ملاک شناسایی ارقام درامد و هزینه دریافت و پرداخت وجه نقد نیست بلکه ملاک اصل تحقق درامد و اصل تطابق می باشد .

طبق این روش درامد حق المشاوره بنگاه برابر با بهای خدمات ارائه شده به مشتریان بنگاه می باشد و در همان ماه که خدمات به مشتریان ارائه شده به عنوان درامد حق المشاوره تلقی می گردد . اگر چه ممکن است در همان ماه دریافت نشود. شناسایی هزینه ها هم ارتباطی به پرداخت وجه نقد ندارد بلکه به وقوع ان بستگی دارد.

ثبت های اصلاحی

به منطور اجرای اصل “تطابق هزینه های هر دوره مالی از درامدهای دوره ” حسابداران باید اطمینان یابند که در زمان تهیه صورت سود و زیان کلیه درامدها و هزینه های دوره مالی در حسابها ثبت شده باشد.

ابتدا انها را شناسایی و سپس ازطریق ثبتهای مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل حسابها اصلاح می شوند. که اصطلاحا به این گونه ثبتها ” ثبتهای اصلاحی ” گفته می شود. ثبت های اصلاحی معمولا در پایان دوره مالی و قبل از تهیه صورت های مالی انجام می شوند.

معمولا در پایان دوره مالی چندین نوع ثبتهای اصلاحی انجام می شود که در این مقاله  به شرح چند نمونه از انها میپردازیم .

 اصلاح پیش پرداخت هزینه ها

پیش پرداخت  هزینه  عبارت است از مبالغی که بابت دریافت خدمات  در اینده پرداخت می شود. پیش پرداخت اجاره و پیش پرداخت بیمه دو نمونه از پیش پرداخت هزینه هستند. بعضی از موسسات برخی دارایی های مورد نیاز خود را (مثل دفتر کار مغازه و وسایط نقیله ) به صورت استیجاری فراهم می اورند و معمولا اجاره اموال را به صورت ماهانه پرداخت می کنند. ولی چنانچه اجاره ماه های اینده زودتر پرداخت شود در حساب پیش پرداخت اجاره ثبت می شود.

مثال : موسسه فنی پویا برای دفتر کار موسسه یک دستگاه ایارتمان از اقای سعیدی اجاره کرده است. اجاره بهای ماهانه این اپارتمان 550.000 ریال است. در ابتدای دی ماه 1376 اجاره بهای 6 ماهه دیماه 1376 تا خرداد 1377 به طور یکجا پرداخت گردید. برای ثبت این رویداد مالی در دفاتر موسسه حساب پبش پرداخت اجاره به مبلغ 3.300.000 ریال بدهکار و حساب موجودی نقد به همین مبلغ بستانکار می شود. در پایان سال مالی موسسه (29 اسفند ماه 1376) بخشی از این پیش پرداخت باید به حساب هزینه اجاره اپارتمان منظور گردد.

در اخر اسفند ماه 1376 برای اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره مبلغ 1.650.000 ریال (اجاره بهای 3ماهه دی ماه تا اسفند ماه ) در حساب هزینه اجاره اپارتمان بدهکار و در حساب پیش پرداخت اجاره بستانکار می شود.

پیش پرداخت بیمه نمونه دیگری از پیش پرداخت هزینه هاست. افراد و موسسات معمولا دارایی های خود را در برابر خطرهایی مثل اتش سوزی و سرقت بیمه می کنند.

برای بیمه کردن دارایی ها حق بیمه ای به شرکت بیمه پرداخت می شود تا در صورت بروز خطرهای احتمالی در طول دوره بیمه در حساب به همین نام بدهکار می شود تا با سپری شدن دوران بیمه این مبلغ به هزینه بیمه تبدیل شود .

مثلا اگر در اول دیماه 1376 موسسه خدماتی هویزه 300.000 ریال بابت بیمه 6 ماهه ساختمان موسسه بپردازد ابتدا این مبلغ در بدهکار حساب پیش پرداخت بیمه ساختمان ثبت می شود و سپس در پایان سال 1376 بخشی از پیش پرداخت ساختمان که مربوط به سال 1376 است به حساب هزینه بیمه ساختمان منظور می گردد.

اصلاح حساب ملزومات

در طول سال مالی اجناسی مثل لوازم التحریر تمبر و پاکت پستی مواد شوینده و سمباده و به طور کلی تمام اجناس مصرفی که برای استفاده در جریان عملیات یک موسسه خریداری می شود و در حساب ملزومات ثبت می گردد. ملزومات یکی از انواع دارایی هاست که در ترازنامه نشان داده می شود. اما معمولا در پایان سال مالی مقداری از ملزومات خریداری شده در طول سال به مصرف رسیده و باید از حساب ملزومات کسر و به حساب هزینه ملزومات منظور گردد.

اصلاح حساب پیش دریافت درامد

گاهی اوقات موسسات قبل از ارائه خدمات به مشتریان وجوهی را از این بابت دریافت می کنند. بدیهی است که این وجوه را نمی توان جزو درامدهای موسسه قلمداد نمود زیرا هنوز خدمتی به مشتری ارائه نشده است. بنابراین چنین مبالغی را در حساب پیش دریافت درامد ثبت می کنند حساب پیش دریافت درامد نوعی بدهی است که معمولا پس از ارائه خدمت تسویه می شود.

هرگاه موسسه به مشتری مورد نظر خدماتی را که بابت ان پیش دریافت نموده ارائه دهد باید حساب پیش دریافت درامد به میزان ارزش خدمات ارائه ده کاهش و حساب درامد خدمات به همان میزان افزایش یابد.

ثبت هزینه ها و درامدهای ثبت نشده

بیشتر هزینه ها و درامدها در زمان پرداخت و دریافت ثبت می شوند. اما ممکن است در پایان دوره مالی هنوز برخی از هزینه ها و درامدها در حسابها ثبت نشده باشد. برای ثبت هزینه های ثبت نشده ابتدا مبلغ ان براورد شده سپس در حساب هزینه مربوط بدهکار و در مقابل در حساب بدهی بستانکار می گردد. مثلا اگر در پایان سال معلوم شود که موسسه هنوز 345.000 ریال حقوق کارکنان خود را پرداخت و ثبت نکرده است باید حساب هزینه حقوق کارکنان به مبلغ 345.000 ریال بدهکار و حساب حقوق پردختی به همین رقم بستانکار گردد. حساب حقوق پرداختنی یکی از حساب های بدهی است که در تراز نامه پایان دوره مالی ارائه میشود .