ایا می دانید واحد مالی و حسابداری از چه نظر اهمیت دارد ؟
اصلا برای چه ما به واحد مالی می گوییم قلب یک شرکت است ؟
چه چیزی باعث می شود تا ما بتوانیم از واحد مالی گزارشات حیاتی سیستم خود را استخراج کنیم ؟
ما در این مقاله سعی می کنیم ثابت کنیم که داشتن یک واحد مالی قوی و قدرتمند برای یک شرکت لازم و ضروریست . و برای اثبات این قضیه 3 دلیل می اوریم :
1- حسابدار باعث می شود تا مدیر وظایف 5 گانه خود را بهتر انجام دهد.
مدیریت هنری است که همه افراد از آن بهره مند نیستند. بعضی ها ذاتا در آن حرفه ای اند و از ساده ترین گزارش ها، چنان تصمیمات مدیریتی درست می گیرند که ممکن است انگشتانتان را هم با آن بخورید! اما شرایط برای بسیاری از مدیران بدین گونه نیست.
صاحبان و مدیران بنگاه های اقتصادی همواره از سامانه های مدیریتی و حسابداری انتظار دارند تا بتوانند گزارش کاملی از گردش کامل فعالیت ها و چرخه کاری تهیه کنند تا بتوانند نقاط ضعف و قوت سازمان خود را بهتر شناسایی کنند و برای پیشبرد و تعالی مجموعه خود بر تمام امور اشراف کامل داشته باشند.
بخش های متفاوت یک مجموعه به طور معمول، بخش های مستقل و مجزایی هستند که برقرای ارتباط بین آنها به سادگی مسیر نمی باشد. به همین دلیل گزارش های مربوط به آنها در سامانه مدیریتی و حسابداری بیشتر به صورت کلی و بسیار خلاصه ثبت می شود که گاها نمی توان در بررسی گزارش های مدیریتی به صورت دقیق مورد ارزیابی قرار بگیرند.اما با ایجاد ارتباط زنده و خودکار بین بخش های مستقل و مجزا یک مجموعه می توان این مشکل را حل کرد. در این گونه سامانه ها اطلاعات به صورت لحظه ای و خودکار در سیستم مدیرتی و حسابداری نیز ثبت می شود.
در این سازمان ها حسابداری به عنوان یک قلب و مغز متفکر یک مجموعه نقش خود را بهتر ایفا می کند و اطلاعات را از تمامی زیرسیستم های دیگر می گیرند و گزارش های دقیق تر با جزییات به مراتب بیشتری را نسبت به عملکرد و چرخه کاری یک مجموعه اقتصادی می دهند.
وظایف 5 گانه مدیریت عبارتند از :
برنامه ریزی
برنامه ریزی به معنای این است که راههای رسیدن به هدف سازمان مشخص و انرا به گامهای کوچک تر تقسیم کنیم و برای هر گام زمان مشخص در نظر بگیریم.
وقتی صحبت از فهمیدن برنامه ریزی می شود ، اولین چیزی که باید بدانید این است که حول یک فرآیند تفکر قبل از حرکت و برنامه ریزی برای سازمان است. یک برنامه یک اقدام خاص برای کمک به سازمان برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت پیشنهاد شده است.
هر برنامه دارای 9 اصل می باشد. در واقع وقتی برنامه شما دارای این 9 اصل باشد می تواند شانس بیشتری برای موفقیت در خود داشته باشد . این 9 اصل عبارتند از :
-
جهت گیری هدف
-
اختصاصی
-
دقت
-
جامعیت
-
انعطاف پذیری
-
عینی بودن
-
سادگی
-
ارتباط پذیری
-
قابل اجرا
ارتباط حسابداری با اجرای بهتر برنامه ریزی توسط مدیریت :
همان طور که اشاره شد یکی از اصول برنامه ریزی عینی بودن برنامه است عینی بودن به معنای اندازه گیری است یعنی در قالب اعداد و ارقام ببینیم چقدر توانسته ایم به هدف خود نزدیک شویم و چقدر فاصله داریم این واحد حسابداری است که با محاسبات و تحلیل های خود می تواند به مدیریت کمک کند تا به برنامه خود عینیت ببخشد.
به طور مثال یکی از برنامه مدیریت این است که ظرف سه سال اینده سود خود را سه برابر کند و یا بتواند تولیدات خود را از نظر حجم تولید به سه برابر برساند. در این مسیر هیچ کس جز حسابدار که با اندازه گیری دقیق سودو زیان شرکت و یا قیمت گذاری و محاسبه میزان تولیدات شرکت در هر سال مالی نمی تواند به وی کمک کند .
و یا به طور مثال مدیریت می خواهد بداند اگر در فلان پروژه سرمایه گذاری کند دوره بازگشت سرمایه ان چند سال خواهد بود. در این جا نیز این حسابدار است که می تواند با محاسبات نرخ تورم و میزان کار انجام شده و محاسبه سود قابل برگشت از این پروژه به مدیریت اطلاع دهد که ظرف چند سال سرمایه شرکت در آن پروژه باز خواهد گشت .
پس نتیجه می گیریم نقش حسابدار در عینیت بخشیدن و سنجش برنامه های سازمان با معیار مورد نظر بسیار پر اهمیت خواهد بود .
دومین وظیفه مدیر سازمان ، سازماندهی می باشد
سازماندهی به چه معناست؟ عصر ما ، عصر سازمان‌های بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدف‌ها، سازماندهی، گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان، در قالب هدف‌های جزئی‌تر شده، وظایف واحدها، شکسته و تحقق آن میسر میشود.
در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیت‌های واحدها و پست‌ها مشخص و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین میشود. سازماندهی، فعالیتی مستمر و مداوم است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی‌‌شود.
فرآیند سازماندهی(Organizing)، تقسیم کار بین واحدها و مشاغل مشخص است؛ برای تحقق هدف معین و ایجاد هماهنگی لازم برای اطمینان از اینکه این واحدها و مشاغل، متناسب با هم عمل خواهند کرد؟
برای اینکه بتوانید سازماندهی مناسبی برای کارهای خود داشته باشید باید بتوانید اصول سازماندهی خوب را اجرا کنید.
- تقسیم کار: یکی از اصول سازماندهی این است که کار به کارمندی اختصاص دارد که در آن کار تخصص دارد.
- هماهنگی: به اعضای مختلف سازمان وظایف مختلفی محول میشود و وقتی همه‌ی وظایف به طور منطقی و متوالی در کنار هم قرار می‌گیرند، دستیابی به اهداف را به دنبال دارند؛ بنابراین، هماهنگی در اصول سازماندهی لازم است.
- اهداف: اهداف باید به طور خاص تعریف شوند.
- ساختار اقتدار-مسئولیت: برای یک ساختار اقتدار-مسئولیت مؤثر، موقعیت هر مدیر و مجری بر اساس میزان اختیارات و مسئولیت‌هایی که هنگام انجام وظایف به آنها محول شده‌است، در اصول سازماندهی مشخص میشود.
- ارتباطات: همه‌ی اعضا باید تکنیک‌ها، جریان و اهمیت ارتباطات را بشناسند.
-
نقش حسابدار در اجرای سازماندهی مدیران :
حسابدار با تعیین مسئولیتها و تفکیک انها همچنین با تعیین سطوح مختلف دستمزد می تواند در این مهم یاری رسان مدیر باشد . هرچند شاید در بسیاری از سازمان ها این امر توسط مدیر منابع انسانی انجام شود ولی در هر حال نقش حسابدار در بیشتر سازمان ها و شرکتها در این زمینه پر رنگ تر است .
شاید به جرات بتوان گفت تعیین چارت سازمانی در بسیاری از سازمانها بر عهده حسابدار بوده به دلیل تعیین و محاسبه حقوق و دستمزد و ار تباط تنگاتنگ با واحد کار گزینی حسابدار بهتر می تواند از عهده این امر برآید .
وظیفه سوم مدیران سازمانها رهبری است
رهبری یعنی :
به زبان ساده رهبری به معنای تاثیرگذاشتن روی دیگران، نفوذ در دل آنها و همراه ساختن آنها می باشد. بنابراین زمانی که دیگران به دلخواه خود و نه از روی اجبار، از شما پیروی می کنند و با شما همراه می شوند، شما در حال رهبری کردن هستید.
براین اساس عنصر کلیدی این تعریف، نفوذ در دل دیگران می باشد. یعنی دیگران رهبر را دوست دارند، او را می پسندند و چون قبولش دارند از وی پیروی می کنند. آنها از وی الهام می گیرند و باور دارند که او می تواند آنها را به خواسته هایشان نزدیک تر کند.
آقای جان سی ماکسول از صاحب نظران حوزه رهبری در کتاب خود «21 قانون کلیدی رهبری» بیان می کند تسلط بر مهارت های فنی می تواند باعث موفقیت محدود شما شود ولی آنچه دامنه موفقیت شما را گسترده می کند و سبب اثرگذاری فوق العاده شما می شود، مهارت های رهبری است
رهبری، قابلیت و مهارتی است که به شما کمک می کند در همه زمینه های زندگی خود موفق تر و اثرگذارتر باشید. بنابراین منطقی و ضروری است که روی افزایش قابلیت ها و مهارت های رهبری خود را سرمایه گذاری کنید و دامنه موفقیت های خود را به طور فوق العاده ای گسترش دهید.
نقش حسابدار در رهبری مدیران
شاید تنها کاری که از حسابدار یک مجموعه برای مدیر ان مجموعه بر میاید تا بتواند یک رهبر موثر و کارامد باشد این است که وی را در نظر کار مندان یک رهبر دلسوز و مردمی معرفی کند . این یک واقعیت است که عملکرد یک مدیر در واحد مالی بروز می کند و تاثیر ان بر کارمندان پدیدار می شود . پس حسابدار شرکتها با اشکار ساختن ویژگی های رهبری مدیر و همچنین ترتیبات اموزش پرسنل و نمایان ساختن اهداف انسان دوستانه مدیر می تواند در پر رنگ کردن نقش رهبری مدیر تاثیر بسزایی داشته باشد .
نظارت و کنترل چهارمین وظیفه یک مدیر است.
قبل از اینکه بخواهیم به تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند.
کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.
اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست. می‌توان گفت یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را هنری فایول (از بنیان‌گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده است:
کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده و برنامه‌ها و هدف‌ها بسنجند.
بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر.
طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.
حال به تعریف نظازت می پردازیم نظارت از نظر معنایی با کنترل بسیار متفاوت است :
نظارت (Supervision) :
نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن میتواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.
مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید به شکلی سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.
اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد میشود که از مجموعه‌ی تحت نظارت، گزارش بخواهد و عملکرد آنها را – بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده – بررسی کند (اینکه در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می‌افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می‌کند).
به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود
یکی از المانهای مهم سیستمهای کنترل، شاخص‌ها هستند.
می‌گویند فاصله‌ی بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می‌آید که شاخص‌هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می‌شوند.
مدیری که می‌گوید: «ما همواره به سرمایه‌های انسانی خود توجه داشته‌ایم»، صرفاً در حال بیان یک جمله‌ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس ، معتقد است که به سرمایه‌های انسانی توجه کرده، عملاً صحبت‌های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک میشود.
اتفاقاً یکی از کارکردهای مهم سیستمهای کنترل مدیریت این است که شاخص‌های متعددِ عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
البته احتمالاً بسیاری از ما، جمله‌ی معروف اینشتین در مورد رابطه‌ی بین امکان اندازه‌گیری یک شاخص و میزان اهمیت آن شاخص را به خاطر داریم
اهمیت حسابدار در نظارت و کنترل مدیران
از تعریف قبل ارائه شد می توان به جرات اذعان کرد که تنها واحدی که می تواند المانهای کنترل و نظارت را برای مدیران در قالب اعداد و ارقام و گزارشات تحلیلی رائه نماید واحد مالی است. یک واحد مالی قویپ می تواند اعداف از پیش تعیین شده مدیران را بگیرد و انرا بر اساس روند سازمان و گزارشات تولید و فرم رضایت مشتریان میزان خرید و فروش و بی نهایت گزارشی که می تواند تهیه کند به زبان اعداد و ارقام به مدیر ارائه نماید که تا چه حد اوضاع فعلی با اوضاع مطلوب فاصله دارد .
در واقع بدون گزارشات اماری که از واحد مالی استخراج می شود مدیر نمیتواند عملکرد کنترل و نظارت خود را ارزیابی نماید.
- تصمیم گیری وظیفه دیگر مدیران است.
تصمیم گیری عبارت است از : انتخاب و گزینش از بین راه هایی که در دسترس مدیر است .
صمیم گیری، شناسایی و انتخاب گزینه های جایگزین، بر اساس ارزش‌ها و ترجیحات فرد تصمیمگیرنده است؛ تصمیم گیری دلالت بر این دارد که گزینه‌های جایگزین دیگری نیز باید در نظر گرفته شوند و در چنین حالتی می‌خواهیم تا حد امکان بسیاری از این گزینه‌ها را شناسایی کنیم و موردی را انتخاب کنیم که ۲ ویژگی را شامل شود: ۱)بیشترین احتمال موفقیت یا اثربخشی را داشته باشد؛ ۲)به بهترین وجه با اهداف، خواسته‌ها، سبک زندگی و ارزش‌ها متناسب باشد
در پاسخ به سوال تصمیم گیری چیست باید بگوییم که تصمیم گیری، فرایند کاهش عدم قطعیت و تردید درمورد گزینه‌های دیگر است تا فرد تصمیمگیرنده بتواند از بین آنها گزینه مناسب را انتخاب کند؛ این تعریف، بر عملکرد جمع‌آوری اطلاعات برای تصمیم گیری تأکید دارد.
در اینجا باید توجه داشت که درمورد گزینه‌ها، از عدم قطعیت به‌جای ازبین‌بردن کامل آنها استفاده میشود. در موارد بسیار کمی، با اطمینان کامل تصمیماتی گرفته می‌شوند، زیرا به‌طور کامل آگاهی‌داشتن از همه گزینه‌ها، به‌ندرت امکان‌پذیر است؛ بنابراین در هر تصمیمی به‌اندازه مشخصی عدم قطعیت وجود دارد. در صورت وجود بی‌اعتمادی، تصمیم قطعی را به‌سرعت اتخاذ نمی‌کنید، بلکه الگوریتمی از مراحل یا دستور‌العمل‌هایی را دنبال می‌کنید تا نتیجه‌ای حاصل شود
در بحث تصمیم گیری ما با انتخاب روبرو هستیم . انتخا ب بین چند گزینه مشابه و ان چیزی که باعث انتخاب قطعی ما می شود تعیین مزایا و محاسن یک انتخاب از طریق امار و ارقام می باشد . و این مهم تنها از دست واحد مالی بر میاید . واحد مالی با تهیه گزارشات اماری و مقایسه عددی بین راه های انتخابی می تواند به مدیر در انتخاب یک راه حل و یا یک گزینه کمک موثر تری بنماید .
در اهمیت حسابداری در سازمانها وکمک موثر این واحد به مدیران هرچقدر بحث کنیم باز هم نمی توانیم حق مطلب را ادا نماییم همین بس که مدیر با تکبه بر گزاشات اماری واحد مالی می تواند کم ریسک ترین انتخابها را نماید و راههای پیش رو را با دیده باز تر انتخاب کند و این یغنی تاثیر مطلوب و موثر بر تصمیمات مدیریت و در نهایت رشد شرکت .
حقیقتا هرچقدر مدیر تصمیمات موثر تری بگیرد به همان اندازه در رشد شرکت تاثیرات بیشتری می گذارد . و رشد یک مجوعه و پیش افتادن از رقبا حاصل تصمیم گیری هاای مدیران خردمند است که با تکیه بر گزارشات اماری که عمدتا از واحد مالی اخذ می نماید تصمیمات روشن تر و عاقلانه تر و قابل اطمینان بیشتری را اخذ می نماید
2- حسابدار به عنوان قلب یک سیستم
قلب انسان چه نقشی در بدن انسان ایفا می کند. قطعا یکی از مهمترین و حیاتی ترین قسمتهای بدن است بطوریکه اگ تمام بدن سالم باشد و لی در قلب مشکلات نارسایی وجود داشته باشد کل سیستم بدن دچار مشکل خواهد شد . بدن انسان و یک سازمان شبیه بهم هستند هر دو سیستماتیک عمل می کنند
سیستم چیست ؟
سیستم یک کل تشکیل شده از اجزاست که هر جزئی وظیفه مشخص و معین دارد که در راستای اهداف سازمان مشغول فعالیت است قطعا اجزا یک سازمان باید اهداف سازمان را دنبال کنند . در این بین ما جزایی داریم که نقش حیاتی تر نسبت به بقیه ایفا می کنند از جمله مغز- قلب ریه – کبد و غیره و اجزایی هم هستند که نقش حیاتی کمتری دارن هرچند هرکدام از اجزا اهمیت خود را دارد و در صورت نبود ان سیستم با مشکلات عمده و جزییی برخورد خواهد کرد .
یک شرکت و یک سازمان هم دقیقا همین طور است دارای قسمتهای مهم و بسیار حیاتی و قسمتهاییی با اهمیت کمتر هستند و در این بین واحد مالی و حسابداری دارای اهمیت بوده و نقش حیاتی دارد بطوریکه واحد حسابداری نقش قلب یک سازمان را ایفا می کند به همان اندازه حیاتی به اهمان اندازه مرتبط با همه قسمتها – تقربا هیچ عضوی در بدن انسان نیست که نتوان ارتباط مستقیم یا غیر مستقیم با قلب را برای ان در نظر گرفت . در یک سازمان هم دقیقا شرایط به همین گونه است بطوریکه حسابداری با تمام قسمتهای اسازمان به طور مستقیم و یا غیر مستقیم در ارتباط است و به همان اندازه کیفیت و کارایی ان در بقیه قسمتهای سازمان نقش اساسی و موثر ایفا می کند .
جایگاه حسابداری در سیستم
در چارت سازمانی یک مجموعه حسابداری و واحد مالی در صدر جدول هستند یعنی بعد از پست مدیریت عامل مدیریت مالی و اداری که در زیر مجموعه ان حسابداری قرار دارد . این یعنی اطلاعات واحد مالی مستقیم به مدیر سازمان ارائه می گردد بدون هیچ واسطه ای .
در زیر به چند نمونه از چارتهای سازمانی اشاره می شود:
نمونه اول –
نمونه دوم –
همانگونه که در چارت های سازمانی فوق مشاهد ه می کنید بعد از سطح میر عامل مدیر مالی و اداری قرار گرفته است و این بر اهمیت نقش این پست اشاره می نماید .
5 – از دلیل دیگری که باید برای اهمیت نقش حسابدار به ان اشاره نمود همین مساله است ارتباط نزدیک با مدیر سازمان –
یک مجموعه باید بداند اطلاعات و کلیه دیتاهای مالی و غیر مالی را به حسابدار شرکت ارائه نماید همانگونه که به مدیریت شرکت ارائه می نماید . تمامی واحدها وظیفه دارند تا گزارش کار خود را در مواعد مقرر به مدیریت ارائه کنند و به همان نسبت وظیفه دارند تا به واحد حسابداری نیز ارائه کنند
یکی از مشکلات سازمان ها از همین جا نشات می گیرد یعنی عدم ارائه اطالعات کافی و جامع به واحد حسابداری . در واقع اگر حسابدار یک مجموعه از اطلاعات ناقص و ناکارامد برخوردار باشد و نتواند به اطلاعات صریح و کامل دسترسی داشته باشد نمیتواند انها را پردازش نموده و به مدیریت در وظایف 5 گانه اش کمک نماید و این باعث عدم انجام وظایف مدیریت بهه طور اثر بخش خواهد شد . و در نهایت به کارایی سیستم و کیفیت وظایف مدیریت اسیب های جدی خواهد زد.
3- اهمیت حسابداری از لحاظ ارتباط با سایر واحد ها شاهراه اصلی شرکت
یک حسابدار با واحد های مختلف سازمان در ارتباط است و این یکی از دلایل اهمیت داشتن جایگاه حسابداری است . هرچقدر این ارتباط موثر تر و سازنده تر و بر اساس اصول و چهارچوب ارتباطات سازمانی باشد موفقتر و تاثیر گذار تر بوده و دارای اهمیت بیشتری در رشد و پیشرفت سازمان می باشد . ارتباطات واحد مالی به دو دسته تقسیم می شود :
- ارتباط با واحد ها و افراد درون سازمانی
- ارتباط با واحد ها و افراد برون سازمانی
ارتباطات حسابدار با واحدها ی درون سازمانی عباتند از :
- واحد فروش
- واحد کارگزینی
- واحد تدارکات
- واحد انبار
- واحد تولید
- واحد بها تمام شده و قیمت گذاری
- واحد حراست و نگهبانی
- واحد مدیریت
- حمل و نقل
- و تمام واحدهای درون یک سازمان به طور کلی
حال به ارتباط واحد مالی با هریک از موارد اشاره شده به طور مختصر خواهیم پرداخت .
- ارتباط واحد مالی با واحد فروش
- برای درک بهتر مطلب به وظایف مدیر فروش و بخش فروش سازمان می پردازیم واحد فروش مسئول تحلیل و بررسی محصول ، شناخت محصول ، استخدام فروشندگان ، شناسایی تغییر و تحول بازار هدف ، بررسی نوسان‌های بازار ، فرصت‌ها و تهدید‌های بازار ، بررسی عملکرد فروشندگان ، بانک اطلاعاتی مناسب ، بررسی و شناخت ابزارهای رسیدن به هدف ، برنامه ریزی دقیق برای رسیدن به هدف ، هدف گذاری کوتاه مدت و بلند مدت ، برقراری ارتباط بین فروشندگان و مشتری ، بررسی روند فروش.
- در تمامی این وظایف واحد فروش از داده ها و گزارشات واحد مالی برای تجزیه و تحلیل مشتریان – تجزیه و تحلیل و تعیین روشهای قیمت گذاری – میزان تخفیف متعادل و متناسب . و هزاران گزارش دیگر که در واقع برای واحد فروش حیاتی است از طریق واحد مالی به این واحد ارائه می گردد .
- در واقع فروش به عنوان شاهرگ اصلی سازمان از طریق گزارشات مالی ارتزاق می کند .
- واحد کارگزینی :
- واحد کارگزینی
- : زیر مجموعه ی مدیریت منابع انسانی است. سیستم کارگزینی قابلیت نگهداری پرونده های استخدامی کارکنان شرکت ها و سازمان ها را دارد. کارفرمایان با استفاده از این سیستم می توانند اطلاعات و معیارهای جذب کارکنان را جمع آوری کرده و عملکرد آن ها را بهتر مدیریت کنند
سیستم کارگزینی به عنوان بخشی از سیستم جامع مدیریت منابع انسانی است که جهت مدیریت واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی استفاده میشود و زیرساخت لازم جهت نصب سیستمهای مجموعه نیروی انسانی و کنترل دسترسی‌های سلسله مراتبی به اطلاعات را به صورت یکپارچه و توزیع شده فراهم می‌آورد.
انچه که در واحد کارگزینی مهم است بحث حقوق و دستمزد می باشد و محاسبات مربوط به ان که از وظایف مهم حسابداری به حساب می اید
محاسبات حقوق و دستمزد بر اساس مصوبات اداره کار و رفاه اجتماعی از وظایف بسیار حساس حسابدار است
همچنین عقد قرار داد با پرسنل – محاسبات عیدی و سنوات – محاسبات تسویه حساب پرسنل از جمله اموری است که نحوه ارتباط واحد کارگزینی و حسابداری را بر ان بسیار تاثیر گذار است .
- واحد تدارکات :
واحد تدارکات مسئول خریدهای شرکت است این واحد نیاز به دستورالعمل های مربوط به خرید دارد نیاز به مدارک و اسناد مربوط به اعتبار و قانونی بودن خرید دارد که تحت راهنمایی واحد مالی باید اینکار را انجام دهد
- واحد بها تمام شده یا قیمت گذاری :
وظیفه این واحد تخمین و محاسبه دقیق هزینه و قیمت تمام شده کالا و خدمات است . همچنین محاسبه سود شرکت برای هرواحد کالا با توجه به استراتژی شرکت و برنامه های از پیش تعیین شده
که تمامی انها توسط واحد مالی تهیه و ابلاغ می گردد.
- واحد انبار
وصول کالا و چگونگی بررسی انها با سفارش شرکت و همچنین اجرای فرایند شمارش و کنترل اجناس خریداری شده – طبقه بندی کالا ها در انبار بر اساس استاندارد های موجود تماما از وظایف حسابدار است .
به طور کلی تمامی واحد ها دستورالعمل و چگونگی اجرای فرایند خود را از واحد مالی می گیرند و واحد مالی پردازشگر اصلی اطلاعات شرکت می باشد
- ارتباط حسابدار با واحدهای برون سازمانی
منظور از واحدهای برون سازمانی افراد و سازمانهایی هستند که در داخل سازمان مشغول به فعالیت نبوده ولی گزارشات و تحلیل روند شرکت را مورد بررسی و مطالعه قرار می دهند .
از جمله انها به چند نمونه اشاره می کنیم:
- بانکها
بانکها برای ارائه تسهیلات و اعتبار نیاز دارند گزارشات ملی شرکت را مطالعه و مورد بررسی و تحقیق قرار دهند که این از طریق واحد مالی قابل رائه خواهد بود پ
- صاحبان سهام
قرار نیست تمام ذینفعان و صاحبان سهام شرکت در شرکت حضور داشته باشند بلکه در بسیاری از شرکتها مدیران ارشد اجرایی توسط اشخاص ثالث انتخاب می شوند و باید در مواعد خاص به صاحبان سهام و ذینفعان گزارشات روند شرکت و گزارشات سود و زیان را ارائه دهند که بدیهی است این گزارشات توسط واحد مالی قابل ارائه است و لاغیر.
- طرف حسابها
افرادی که شرکت با انها مراوده مالی و پولی دارند و با انها خرید و فروش انجام میدهند هم می بایست گزارشات مربوط به حساب فی مابین را در اختیار داشته باشند که باز هم واحد مالی پاسخگوی نیاز انها خواهد بود
- سازمان امور مالیاتی
شاید مهمترین و سرنوشت ساز ترین ارگان برون سازمانی اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی می باشد . این سازمان به دلیل اینکه می خواهد سود و زیان شرکت را محاسبه نماید و میزان مالیات سال مالی را محاسبه و مطالبه کند نیاز به گزارشات دقیق و بسیار تحلیلی دارد . که از حساسیت بسیار بالایی هم برخوردار است . این وظیفه واحد مالی است که گزارشات مربوط به سازمان امور مالیاتی را در مواعد مشخص و مقرر تهیه و ارائه نماید در زیر به پاره ای از این گزارشات می پردازیم :
- اظهارنامه مالیاتی عملکرد
- اظهارنامه ارزش افزوده
- صورت معاملات فصلی
- دفاتر قانونی
- اسناد و مدارک
- گزارش سود و زیان شرکت به صورت تحلیلی
- گزارش افزایش یا کاهش سرمایه
- و بی نهایت گزارش دیگر که تنها از طریق واحد مالی قابل ارائه می باشد
- سازمان تامین اجتماعی
سازمان تاکین اجتماعی که وظیفه ان صرفا بیمه پرسنل و بررسی مفاصا حسابهای افرادی است که در سازمانها به صورت حق العمل کاری و پیمانکاری مشغول به فعالیت می باشند نیازمند گزارشاتی است که بر اساس ان میتواند شرکت را با جرایم بسیار سنگین روبرو کند در زیر به برخی از این گزارشات می پردازیم:
- لیست بیمه ماهانه پرسنل
- لیست افراد ی که ترک کار کرده اند
- لیست افرادی که جدیدا به شرکت اضافه شده اند
- قرار داد های پیمانکاری – حق العمل کاری و…
- مفاصا حساب برای امور حق العمل کاری و پیمانکاری
تمامی این موارد صرفا از طریق واحد مالی قابل ارائه می باشد.
- بازرسان شرکت
هر سازما ن و شرکتی دارای بازرسانی قانونی است که هر لحظه میتوانند واحد مالی را به چالش کشیده و کلا به بازرسی حسابها بپردازند بازرسان شرکت می توانن اشخاص مورد اعتماد شرکت و اعضای هیات مدیره باشند و یا موسسات حسابرسی که با ورود به حسابهای شرکت انها را مورد بازرسی و تجزیه و تحلیل قراردهند که تنها به واسطه واحد مالی قابل ارائه می باشد
در پایان اشاره می شود که اگر یک شرکت بخواهد رشد کند چاره ای جز این ندارد که واحد مالی خود را تقویت کند و اگر بخواهد شرکت را با شکست روبرو کند باز چاره ای ندارد جز اینکه واحد مالی را از افراد ناشایست و غیر حرفه ای انتخاب کند داشتن یک حسابدار حرفه ای و یک تیم مالی قوی شرکت را به اوج قله های پیشرفت و ترقی می رساند .
