پس از تجزیه و تحلیل کلیه رویدادهای مالی و ثبت مستقیم آنها در حساب های T و مشخص کردن مانده های حساب ها می توانیم ترازنامه را تنظیم کنیم . باید متذکر شویم روش ثبت مستقیم رویدادهای مالی در حساب های T بیشتر در کتاب های اموزشی برای سهولت فراگیری به کار گرفته می شود. در عمل حسابداران برای ثبت و خلاصه کردن رویدادهای مالی از روش ها و ابزار دیگری استفاده مینمایند. که انها را قادر می سازد اولا اطلاعات مالی را به گونه ای دقیق تر و منظم تر ثبت کنند. ثانیا سرعت و سهولت تهیه اطلاعات مالی افزایش یافته و وقوع اشتباهات به حداقل کاهش یابد.
اسناد و مدارک مثبته
حسابداران پس از وقوع هر معامله یا رویدادهای مالی با توجه به تاثیر انها بر اجزای معادله حسابداری به تجزیه و تحلیل می پردازند. ولی معمولا برای تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی نیاز به مدارک و شواهدی دارند تا بر مبنای انها تشخیص دهند چه تغییراتی در اجزای معادله حسابداری ایجاد شده است.
بنابراین فقط بر اساس اسناد و مدارک مرتبط می توان به تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی پرداخت بدین منظور حسابدارن پس از وقوع هر رویداد مالی اسناد و مدارک مربوط را جمع اوری می کنند.
این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، و ماهیت رویداد مالی است. اسناد و مدارک مثبته در حسابداری از اهمیت خاصی برخوردار است. به دلیل آن که اولا مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری قرار می گیرند. ثانیا برای پیگیری و رسیدگی بعدی نقش مهمی دارند نکته قابل توجه این است که اسناد ثبت شده باید روشن واضح و معتبر باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند بدانها اتکا کنند. معمولا اسناد و مدارک ثبت شده، نوع شکل ثابت و معین ندارند. فاکتور فروش – رسید بانکی – قبض اب و برق و رسید صندوق نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.
سند حسابداری
به دلیل اهمیت نوشتن صحیح و بدون اشتباه دفاتر حسابداری در بیشتر واحدهای اقتصادی قبل از ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی، “سند حسابداری” یا “سند روزنامه ” تهیه می کنند. سند حسابداری برگه ای است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی قبل از ثبت در دفاتر حسابداری در آن نوشته می شود. سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری، دفاتر حسابداری تنظیم می گردد.
سند حسابداری شکل مشخص و یکسانی ندارند. در هر واحد اقتصادی با توجه به نیاز و سلیقه حسابداران ممکن است به شکل های متفاوتی تنظیم و ستون بندی شود. پس از جمع اوری و بررسی اسناد و مدارک مثبته حسابدار تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی را انجام داده و سپس سند حسابداری را تنظیم می کند.
دفاتر حسابداری
پس از جمع اوری اسناد و مدارک مثبته تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و تنظیم سند حسابداری رویدادهای مزبور به شکلی مناسب در دفاتر حسابداری ثبت می شوند. دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم بندی کرد:
گروه اول : دفاتر رسمی یا قانونی شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل می باشد.
گروه دوم : دفاتر غیر رسمی یا کمکی که شامل دفاتر معین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران می گردد.
دفتر روزنامه عمومی
دفتر روزنامه عمومی دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ و قوع در آن ثبت می شود. به دفتر روزنامه عمومی “دفتر ثبت اولیه ” یا به اختصار ” دفتر روزنامه” هم گفته می شود . دفتر روزنامه عمومی شکل مشخص و ثابتی ندارد ولی نمونه زیر که دفتر روزنامه ساده یا دو ستونی مشهور است بیشتر مورد استفاده حسابداران قرار می گیرد.
نوشتن رویداد های مالی در دتر روزنامه عمومی به جای ثبت مستقیم در حساب های T فایده هایی دارد که مهمترین آن ها عبارتند از :
- دفتر روزنامه کلیه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی را یک جا نشان می دهد.
- دفتر روزنامه کلیه رویدادهای مالی را به ترتیب تاریخ وقوع انها نشان می دهد از این رو برای تهیه یک یا چند ماه واحد اقتصادی کافی است از تاریخ وقوع معاملات اگاه باشیم.
- دفتر روزنامه احتمال وقوع اشتباهات حسابدارن را کاهش می دهد نوشتن مستقیم رویدادهای مالی در حسابهای T احتمال ثبت نکردن رقم بدهکار یا بستانکار و یا دو بار ثبت کردن رقم بدهکار یا بستانکار را افزایش می دهد .
همانگونه که قبلا نیز یاداوری شد برای ثبت هریک از رویدادهای فوق در دفتر روزنامه باید به ترتیب زیر عمل نمود :
- تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی بر اساس اسناد مثبته
- تنظیم سند حسابداری
- ثبت در دفتر روزنامه
در حین روزنامه نویسی نکات زیر را باید در نظر داشت :
- پس از ثبت هر رویداد مالی جمع ستون بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشد در غیر این صورت مشخص می شود یک یا چند رقم به درستی نوشته نشده است که باید مشخص و اصلاح شود. معمولا دفتر نویسان جمع ستون بدهکار و بستانکار را با مداد در زیر هر صفحه و ابتدای صفحه بعد می نویسند
- در نوشتن دفتر روزنامه همیشه ابتدا حساب یا حساب هایی که بدهکار می شود ثبت می گردد. پس از ان ثبت حساب یا حساب هایی که بستانکار می شود انجام می شود.
نوشتن دفتر روزنامه به طور مرتب تمیز و با خط خوانا استفاده از آن را آسان می کند.
دفتر کل
یکی دیگر از دفاتر مورد استفاده حسابدارارن برای ثبت رویدادهای مالی دفتر کل است. دفتر کل عبارت است از مجموعه حسابهایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. دفتر کل را دفتر “ثبت نهایی” هم می گویند. پس از انکه رویدادهای مالی در دفتر روزنامه ثبت شد مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی به ترتیب در بدهکار و بستانکار حساب های مربوط در دفتر کل نوشته می شود که به این کار انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل یا نقل به حساب ها گفته می شود .
در دفتر کل هر حساب همانند حساب T دو طرف راست و چپ دارد که بدهکار و بستانکار نامیده می شود. دفتر کل اشکال مختلفی دارد.
در نگهداری و نوشتن دفتر کل باید نکاتی به شرح زیر مورد ملاحظه قرار گیرد:
- شماره گذاری صفحات دفتر کل از رقم یک شروع و به ترتیب ادامه یابد
- برای هریک از حسابهای دفتر کل با توجه به حجم فعالیت یک یا چند صفحه جداگانه اختصاص داده شود. معمولا صفحات ابتدایی دفتر کل به حساب های دارایی اختصاص می یابد. و صفحات حسابهای بدهی و سرمایه به ترتیب بعد از حساب های دارایی قرار می گیرد.
پس از آماده سازی دفتر کل می توان رویدادهای مالی را که در دفتر روزنامه نوشته شده اند در دفتر کل ثبت کرد.
همیشه نوشتن دفتر کل بعد از ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه انجام می گیرد. بناراین هیچ رویدادی در دفتر کل نوشته نمی شود مگر انکه قبلا در دفتر روزنامه ثبت شده باشد.
برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود :
- پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است
- نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه ) در ستون مربوطه در حساب دفتر کل
- ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ
- درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار
- نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح(الزامی نیست)
- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
- درج شماره صفحه ای از دفتر
- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
- تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه “بد” به جای بدهکار یا “بس” به جای بستانکار
پس از انکه طرف بدهکار یک رویداد مالی به ترتیب بالا در دفتر کل ثبت شد طرف بستانکار ان نیز طی مراحلی فوق ثبت می گردد.
رویدادهای مالی موسسه دانا که قبلا در دفتر روزنامه نوشته شده است به شرح صفحه بعد به حسابهای دفتر کل منتقل می شوند.
دفتر معین
در بسیاری از موارد واحدهای اقتصادی به اطلاعاتی جزیی تز ار انچه که در دفتر کل ثبت می شود نیاز دارند. مثلا وقتی واحد اقتصادی از فروشندگان متعددی به طور نسیه اثاثه یا ملزومات خریداری می کند در دفتر کل از یک حساب به نام حسابهای پرداختنی استفاده می شود. مانده حساب های پرداختنی در دفتر کل در یک زمان مشخص جمع بدهی های موسسه را بابت خریدهای نسیه نشان می دهد. اما از روی دفتر کل به سختی می توان معلوم کرد که واحد اقتصادی به چه کسانی بدهی دارد.
برای رفع این مشکل از حساب های معین استفاده می شود. حسابهای معین مجموعه حسابهای کمکی یا مکمل برخی از حسابهای دفتر کل هستند. در صورت نیاز می توان برای یک حساب دفتر کل چندین حساب معین ایجاد کرد.
معمولا دفتر معین مستقیما از روی سند حسابداری نوشته می شود. اگر بخواهیم از دفاتر معین استفاده کنیم باید رویدادهای مالی در سند حسابداری مناسبی ثبت شده سپس ارقام مربوط به حسابهای معین انقال یابد. به این منظور در سند حسابداری یک ستون برا ی نوشتن مبلغ معین و یک ستون برای عطف معین در نظر گرفته می شود. ستون عطف معین مربوط به شماره صفحه ای از دفتر معین است که رویدادهای مالی به آن منتقل می گردد.
تراز ازمایشی حساب های دفتر کل
همانطور که می دانید رویدادهای مالی ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و سپس از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال می باید. اگر همه مبالغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی درستی به حسابهای دفتر کل انتقال یابد . در این صورت جمع مانده های بدهکار و بستانکار حسابهای دفتر کل با هم برابرند .
تراز ازمایشی حسابهای دفتر کل فهرستی از نام و مانده کلیه حسابهای دفتر کل در یک زمان مشخص می باشد. به طور معمول تراز ازمایشی حساب های دفتر کل فهرستی از نام و مانده کلیه حسابهای دفتر کل در یک زمان مشخص می باشد. اغلب تراز ازمایشی حسابهای دفت کل در پایان هرماه تهیه می شود.
برای تهیه تراز ازمایشی حسابهای کل دفتر کل مراحل زیر انجام می گردد.
- نوشتن عنوان شامل نام موسسه نام گزارش و تاریخ گزارش
- نوشتن نام و مانده حسابهای دفتر کل
- محاسبه جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار
- کشیدن دو خط موازی زیر ستونهای جمع به منزله اتمام کار تهیه تراز ازمایشی است
ترازنامه
یکی از مزایای تراز ازمایشی حسابهای دفتر کل این است که از رو ان بسادگی و با سرعت می توان تراز نامه واحد اقتصادی را تهیه کرد.
